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會議和會務管理制度為規范企業會議管理，提高會議質量，降低會議成本，結合公司的實際工作情況，特制定本制度。 一、目的 1、實行有效管理，促進公司上下的溝通與合作； 2、提高公司各單位、各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度； 3、集思廣益，提出改進性拓展性的工作方案； 4、協調各單位、各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。 二、會議類別 根據公司的企業性質，會議共分為以下幾種類別： 1、股份制公司性質的會議包括：董事會、監事會和股東大會； 2、公司經營管理性質的會議包括：總經理辦公會、部門會、職工全體大會； 3、公司專項業務類別性質的會議包括：黨委會、工會職工代表大會等其他專題會。 三、會議程序要求及參加人員和會議內容 1、股份制公司性質的董事會、監事會、股東大會的召開，按照《公司章程》的規定程序要求組織實施； 2、公司專項業務類別的黨委會、職工代表大會等按照按照《黨章》的規定要求和工會的指定程序召開；其他專題會如：消防安全工作會等由專職部門按照會議程序要求專題組織召開； 3、公司經營管理性質的會議具體程序要求如下： 總經理辦公會 �。�1）會議組織：行政辦公室 �。�2）會議主持人：公司總經理，總經理若因公出差無法主持時，則由副總經理或指定公司高級干部代行職權； �。�3）會議參加人：副總經理、總經理助理、各分公司和機關各部門經理 �。�4）列席人員：視工作需要，可讓其他有關人員出席 �。�5）會議內容： �、俾犎「鞑块T主管對所屬工作的匯報，對完成有困難的工作集體協商，并尋找解決辦法； �、诠ぷ髦谐霈F的問題須及時跟蹤改進，對工作的失誤找出原因并及時改正總結； �、厶接懝窘洜I活動的最佳方案，并對各階段經營業績及時總結，以達到整體經營目標的實現； �、軐ι掀诠ぷ骺偨Y，并部署下期工作任務。 �。�6）會議記錄人：行政辦公室主任（或行政辦文書） 部門工作會 �。�1）會議主持人：部門經理（或分公司經理）或部門經理指定人員 �。�2）會議參加人：部門所有人員（或分公司中層人員） �。�3）列席人員：視工作需要，所邀請其他部門人員 �。�4）會議內容： �、賲f調部門內部工作開展，對工作中的問題及時發現、及時解決； �、谒鶎俟ぷ饔羞M展難度時，提出幫助請求，并集體討論解決； �、勖鞔_部門工作在公司整體經營活動中的進展狀況，及時總結工作的經驗教訓并制定下期工作計劃；對上期工作總結，并部署下期工作任務。 �。�6）會議記錄人：各部門的文書（或檔案管理員） 公司全體會 �。�1）會議主持人：公司總經理或總經理指定人員 �。�2）會議參加人：公司全體人員 �。�3）列席人員：視工作需要，邀請公司外部人員 �。�4）會議內容： �、俟具\營狀況、日常工作進度以及將要采取的重大決策向全體員工宣布，促使上下信息的溝通； �、诠加嘘P員工獎勵或懲處措施，以求公開、公正、合理； �、蹖δ甓戎攸c工作和專項工作安排進行總結和部署。 �。�6）會議記錄人：行政辦公室主任 四、會議的準備 1、所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別提前做好有關準備工作（包括擬好會議通知、議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草稿、落實會場、備好座位、通知與會人等）； 2、會議應按規定時間準時召開，組織會議的部門會前應準備好會議議程及有關內容，并負責維護會議紀律； 3、參會人員準時參加會議并簽到，準備好與會議有關的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內容要及時進行傳達； 4、會議涉及機密事件，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關規定處理； 5、會議形成決議應由牽頭部門及時書面通知有關執行部門，并負責監督落實情況。 五、會議記錄 1、會議記錄遵照"誰組織、誰記錄"的原則，按照會議類別指定程序的記錄員記錄；如有必要，主持人可根據本原則及會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員； 2、總經理辦公會會議記錄應在一天內整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱后應復印分發各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據。該份記錄最后傳回主持人，作為下一次會議的重要資料，會議記錄員將上述手續資料的原始件留存歸檔； 部門工作會議各與會人員均應記錄會議要點，與本身工作相關內容應詳記，以便對日后工作有指導意義； 公司全體會會議記錄由行政辦公室主任整理完畢后，先請總經理簽字確認，然后分發至各部門及各分公司，以備查詢。 六、會議室的管理 1、會議室由行政辦公室負責管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向行政辦公室申請，由行政辦公室統籌安排； 2、會議室衛生由行政辦公室負責，在每次會議召開前后均要進行衛生清掃，并做好日常保潔； 3、會議室電子設備的管理、使用和維護由專人負責，其他人員不得隨意操作，否則造成設備損壞應按價予以賠償。 七、附則 本制度由總公司行政辦公室負責解釋 |
