檔案管理制度

　　一、文書檔案立卷歸檔制度

　　第一章總則

　　第一條為加強本公司檔案工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文件材料的收集管理

　　第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專（兼）職文書人員負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定，人員變動應及時告之行政辦公室主任，行政辦公室主任對公司整體檔案管理工作負總責。

　　第五條凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含本轉發的原件）一律由行政辦公室統一收集管理。

　　第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1、公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員，必須將會議的主要文件資料向行政辦公室文書人員移交并辦理歸檔手續；

　　2、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向行政辦公室文書人員移交并辦理歸檔手續；

　　第七條各部門專（兼）職文書的職責

　　1、了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；

　　2、認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年3月末前，將上一年度的歸檔文件材料歸檔完畢，并向行政辦公室檔案管理專職人員辦理移交及簽收手續；

　　3、承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　第三章歸檔范圍

　　第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十條本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

　　第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄象等。

　　第四章平時歸卷

　　第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

　　第二十條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

　　第二十二條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發文登記簿上注明。

　　第五章立卷（案卷質量要求）

　　第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部（室）兼職檔案員配合，行政辦公室檔案文書管理人員負責組卷、編目。

　　第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文件單獨立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在批復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角書寫頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整，卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表放置在卷尾。

　　第三十二條案卷封面應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要先去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）----文件----封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，放置于檔案柜內保存。

　　二、檔案管理規定

　　第一章總則

　　第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本規定。

　　第二條本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、帳冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

　　第四條檔案工作實行統一領導、分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。

　　第二章檔案機構及其職責

　　第五條公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。

　　第六條檔案工作由公司總經理統一領導，行政辦公室負責接收、收集、整理、立卷、保管第二條所指定的由行政辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各分公司的檔案管理工作。

　　第七條行政辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采取科學手段，逐步實現檔案管理電子化、信息化和規范化。

　　第三章檔案的管理

　　第八條整理辦法

　　1、方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷；

　　2、步驟：

　�。�1）收集：文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷；

　�。�2）整理：根據分類和成立時間整理；

　�。�3）分類：根據下述分類方法分類；

　�。�4）立卷：區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期；

　　第九條過程管理

　　1、屬于公司保管的檔案：公司及各分公司部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，在每年1月末前將上一年度需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交給總公司行政辦公室保管，任何人不得據為己有；

　　2、屬于分公司和部門保管的檔案：在每年12月末前將本年度本部門單位的資料檔案匯編整理成冊，形成檔案總目錄，并將其上報給總公司行政辦公室，留待備查；

　　第十條監督：總公司行政辦公室根據各分公司和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各分公司和各部門檔案的管理工作。

　　第十一條銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。

　　第十二條公司檔案的分類及編號：各分公司、各部門資料員經總公司行政辦公室指導培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。

　　第十三條在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。

　　第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經行政辦公室主任核準、行政主管領導簽字同意后方可帶出，用畢即歸還（包含復印件）。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　第十五條分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

　　第四章檔案備份制度

　　第十六條公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。

　　第十七條各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，公司行政辦公室在每年年末對公司所有辦公電腦的資料進行統一拷貝存檔（包含分公司的業務臺帳資料和財務數據資料），形成資料檔案備份盤，以便保持公司歷史資料的延續性和真實性。

　　第十八條備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

　　第五章處理條例

　　第十九條有下列行為之一，根據情節輕重，給予50--500元扣薪處理，若構成犯罪，依法追究刑事責任：

　　1、損毀、丟失或擅自銷毀企業檔案；

　　2、擅自向外界提供、摘抄企業檔案；

　　3、涂改、偽造檔案；

　　4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

　　5、未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）；

　　第六章責任

　　第二十條本制度適用于本公司各部門、各分公司和全體員工；

　　第二十一條本制度監督責任部門為總公司行政辦公室，第一責任人為各部門、各分公司指定的資料員；第二責任人為各部門和各分公司經理。

　　第二十二條總公司行政辦公室就檔案管理的細節程序要求、登記表格的統一規范以及業務流程擬定等工作，結合公司實際情況進行完善處理，并指導各部門和各分公司開展好檔案管理的規范化操作工作。